هذه 5 أمور مهمة لتأسيس فريق عمل افتراضي

هذه 5 أمور مهمة لتأسيس فريق عمل افتراضي

لقد غيرت الأدوات التقنية الجديدة طريقة أداء المهام في الشركات، إذ سهلت التواصل بين فريق العمل، وأصبح بإمكان أي فريق عمل افتراضي أن يقوم بتنفيذ المهام بكفاءة، كما لو كان موجودًا بمقر الشركة ويعمل بالطريقة التقليدية، بل وصل الأمر إلى قدرة فرق العمل الافتراضية على تحقيق نتائج أفضل في بعض الحالات.

وإن تعيين فريق عمل افتراضي سيوفر للشركات مميزات هامة، منها: توفير النفقات، وتعزيز قدرتها على المنافسة.

ولأهمية اختيار أعضاء أي فريق عمل افتراضي جديد، نعرض 5 أمور مهمة يجب مراعاتها عند تأسيس هذا الفريق:

1- اختيار موظفين لديهم القدرة على العمل باستقلالية:

عندما تبدأ في اختيار موظف جديد، يجب عليك أن تجري له اختباراً علمياً، للتأكد من قدرته على انجاز المهام عن بعد، باستقلالية، لضمان تحمله للمسؤولية وقدرته على تجاوز أي صعوبات قد تواجهه.

وعلى سبيل المثال هناك اختبار إلكتروني يقدمه موقع Psychology Today، وهو اختبار يضم 102 سؤالًا، ويمكن للمرشح اجتيازه في زمن قدره 15 دقيقة فقط، ومن خلال نتائج هذا الاختبار يمكنك التعرف على مدى استقلالية المرشح المتقدم لشغل الوظيفة، وكذلك قوة مهارات التواصل لديه، وقدرته على التحفيز الذاتي.

2- تحديد لغة التواصل ووسيلته، وإدارة اختلاف المناطق الزمنية:

يتيح لك التطور التكنولوجي الآن إمكانية الوصول إلى موظفين محترفين من جميع أنحاء العالم بسهولة، وتعيينهم للعمل ضمن فريق عمل افتراضي، يدار بالكامل عن بُعد، وقد يتسبب اختلاف اللغة بين أعضاء الفريق في حدوث سوء فهم، أو أخطاء أثناء العمل، وكذلك قد تتسبب اختلافات المناطق الزمنية بين الدول التي ينتمون إليها في صعوبة التواصل باستمرار.

لمعالجة هذه الأمور، احرص في البداية على تحديد اللغة المستخدمة في التواصل، ولتكن اللغة الأكثر شيوعاً للاستخدام بين أعضاء الفريق، وكذلك يفضل تحديد تطبيق خاص للتواصل بين أعضاء الفريق، مع تحديد مواعيد ثابتة للعمل لكل عضو، بحيث يكون باقي الأعضاء على علم بذلك.

3- استخدام أدوات إنتاجية تناسب فريق عمل افتراضي:

هناك الكثير من التطبيقات المتخصصة في إدارة المشاريع، والتي تصلح لإدارة فرق العمل الافتراضية، حيث تحتوى على العديد من الميزات التي تساعد المديرين في تحديد الأهداف الكبرى، والمهام التي يجب تنفيذها لتحقيق هذه الأهداف، وذلك بشكل مرئي لجميع أفراد فريق العمل الافتراضي، على مختلف أنواع الأجهزة، سواء الحواسيب المكتبية، أو الحواسيب اللوحية، أو الهواتف الذكية، ويمكن لمدير الفريق متابعة سير تنفيذ المهام المحددة لجميع الأعضاء، ومعرفة مدى تقدمهم في أي وقت.

تطبيق مثل: Slack يعمل على تسهيل التواصل بين أعضاء فريق العمل، وتطبيقات مثل: Asana، و Trello توفر إمكانية إدارة جميع مهام العمل عن بُعد بسهولة ويسر، وتساعد فرق العمل الافتراضية على زيادة الإنتاجية.

احرص على اختيار الأدوات المناسبة قبل تعيين أفراد فريق العمل، وتأكد من إتقانهم للعمل بهذه الأدوات، لتجنب حدوث أي مشاكل في التواصل بينهم، أو ضعف في مستوى الإنتاجية بسبب عدم ترتيب المهام.

4- اتخاذ التدابير اللازمة لتأمين بيانات العمل باستمرار:

يتكون أي فريق عمل افتراضي غالبًا من أعضاء يقيمون في مناطق متباعدة جغرافيًا، و لديهم تفضيلات مختلفة فيما يتعلق بأماكن ممارسة العمل، حيث يعمل بعضهم متنقلًا، وبعضهم يعمل في المنزل، والبعض الآخر يعمل في أماكن عامة كالمقاهي، والنوادي، أو مساحات العمل المشتركة، أو غيرها، وبالطبع يستخدمون شبكات واي فاي عامة، وبعضها يكون غير مؤمَّن جيدًا، مما يجعلهم أكثر عرضة للاختراق.

لذلك يفضل أن يقوم أعضاء فرق العمل الافتراضية باستخدام خدمات VPN؛ لضمان تشفير اتصالهم بالإنترنت، وبالتالي حماية أجهزتهم من الاختراق، كما يُفضل إجراء نسخ احتياطي دوري للبيانات الهامة، وحفظها على إحدى خدمات التخزين

5- توضيح معايير، وخطوات التطور الوظيفي:

أفاد تقرير صادر من مؤسسة غالوب حول أسلوب الحياة والعمل لجيل الألفية، أن 87 في المئة منهم يرى أن التطور الوظيفي يشكل لهم أهمية كبيرة، لذلك يجب عليك دعم أعضاء فريق العمل الافتراضي لديك بمصادر تعلم مفيدة، لمساعدتهم على تطوير أنفسهم، واكتساب مهارات جديدة.

يجب عليك أيضاً تشجيع الموظفين الذين يعملون عن بُعد، ومنحهم المكافآت المناسبة عند تحقيقهم لأي إنجاز، أو تحسين ملحوظ في عملهم بعد اكتسابهم لأي مهارات جديدة، كما يجب إتاحة الفرصة لهم بحيث يمكنهم الترقي داخل المؤسسة، وذلك وفقًا لمعايير وشروط محددة تضمن تأهلهم لذلك.

المصدر: البوابة العربية للأخبار التقنية

اقرأ المزيد في قسم تكنولوجيا